BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Perencanaan
SDM sebagai suatu kegiatan merupakan proses bagaimana memenuhi kebutuhan tenaga
kerja saat ini dan masa datang bagi sebuah organisasi. Dalammemenuhi kebutuhan
tenaga kerja saat ini, maka proses perencanaan SDM berarti usaha untuk
mengisi/menutup kekurangan tenaga kerja baik secara kuantitas maupun kualitas.
Sedangkan dalam memenuhi kebutuhan tenaga kerja di masa datang, perencanaan SDM
lebih menekankan adanya usaha peramalan mengenai ketersediaan tenaga kerja yang
didasarkan pada kebutuhan sesuai dengan rencana bisnis di masa datang.
Perencanaan
SDM pada dasarnya dibutuhkan ketika perencanaan bisnis sebagai implementasi
visi dan misi perusahaan telah ditetapkan. Visi perusahaan sebagai pemandu arah
sebuah bisnis kemana akan menuju dan dengan strategi apa bisnis tersebut akan
dijalankan. Berawal dari strategi bisnis tersebut kemudian strategi perencanaan
SDM apa yang akan dipilih. Strategi SDM yang dipilih dan ditetapkan asangat
menentukan kebutuhan SDM seperti apa yang akan diinginkan, baik secara
kuantitas maupun kualitas.
B. Rumusan Masalah
Rumusan
masalah dalam makalah ini yaitu:
1. Apakah
Pengertian Perencanaan Sumber Daya Manusia.?
2. Bagaiman
Metode, Informasi dan Peramalan Tenaga Kerja.?
3. Bagaimana
Perencanaan Prosedur dan Perencanaan Sumber Daya Manusia.?
4. Bagaimana
Audit Perencanaan Sumber Daya Manusia.?
5. Apa
Hambatan dalam Perencanaan dan Cara Mengatasinya.?
C. Tujuan Penulisan Makalah
1. Untuk
Mengetahui Pengertian Perencanaan Sumber Daya Manusia.
2. Untuk
Mengetahui Metode, Informasi dan Peramalan Tenaga Kerja.
3. Untuk
Mengetahui Perencanaan Prosedur dan Perencanaan Sumber Daya Manusia.
4. Untuk
Mengetahui Audit Perencanaan Sumber Daya Manusia.
5. Untuk
Mengetahui Hambatan dalam Perencanaan dan Cara Mengatasinya
D. Manfaat
Penelitian
Agar kita
semua dapat memahami perencanaan sumber daya manusia karena
perencanaan sumber daya manusia sangat penting dalam suatu perusahaan.
Perencanaan sumber daya manusia yang baik akan menentukan kemajuan suatu
perusahaan.
BAB II
PEMBAHASAN
Perencanaan
SDM adalah proses mengantisipasi dan membuat ketentuan (persyaratan) untuk
mengatur arus gerakan tenaga kerja ke dalam, di dalam, dan ke luar organisasi,
Arthur W Sherman dan Goerge W Bohlander, dalam Hadari Nawawi, 1997:137.
Sementara menurut G Steiner, dikatakan bahwa perencanaan SDM merupakan
perencanaan yang bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan
organisasi dalam mencapai tujuan, melalui strategi pengembangan kontribusi
pekerjanya di masa depan. Dari ke dua definisi yang disebut di atas, sementara
dapat disimpulkan bahwa perencanaan SDM merupakan serangkaian kegiatan yang
berkaitan dengan upaya merencanakan dalam mengantisipasi masa depan.
Perencanaan
SDM sebagai suatu kegiatan merupakan proses bagaimana memenuhi kebutuhan tenaga
kerja saat ini dan masa datang bagi sebuah organisasi. Dalammemenuhi kebutuhan
tenaga kerja saat ini, maka proses perencanaan SDM berarti usaha untuk
mengisi/menutup kekurangan tenaga kerja baik secara kuantitas maupun kualitas.
Sedangkan dalam memenuhi kebutuhan tenaga kerja di masa datang, perencanaan SDM
lebih menekankan adanya usaha peramalan (forecasting) mengenai
ketersediaan tenaga kerja yang didasarkan pada kebutuhan sesuai dengan rencana
bisnis di masa datang.
Dengan kata
lain, tujuan perencanaan SDM adalah untuk mempergunakan SDM seefektif mungkin
agar memiliki sejumlah pekerja yang memenuhi persyaratan/kualifikasi dalam
mengisi posisi yang kosong kapanpun dan apapun posisi tersebut. Dengan
tersedianya informasi tentang kebutuhan dan kualifikasi yang diinginkan, maka
dalam pelakasanaan rekrutmen, seleksi, penempatan, pemeliharaan, pengembangan,
dan pemberian kesejahteraan karyawan akan lebih mudah dan terkendali. Sedangkan
menurut Safarudin Alwi, 2001:143, dikatakan bahwa perencanaan SDM adalah
perencanaan yang disusun pada tingkat operasional yang diajukan untuk memenuhi
permintaan SDM dengan kualifikasi yang dibutuhkan.
Perencanaan
SDM pada dasarnya dibutuhkan ketika perencanaan bisnis sebagai implementasi
visi dan misi perusahaan telah ditetapkan. Visi perusahaan sebagai pemandu arah
sebuah bisnis kemana akan menuju dan dengan strategi apa bisnis tersebut akan
dijalankan. Berawal dari strategi bisnis tersebut kemudian strategi perencanaan
SDM apa yang akan dipilih. Strategi SDM yang dipilih dan ditetapkan asangat
menentukan kebutuhan SDM seperti apa yang akan diinginkan, baik secara
kuantitas maupun kualitas.
Sementara
perencanaan SDM menurut Graham dan Benet dalam Safarudin Alwi, 2001:148,
dikatakan bahwa perencanaan SDM sebagai upaya memproyeksikan berapa banyak
karyawan dan macam apa yang dibutuhkan organisasi dimasa yang akan datang.
Sebenarnya masih banyak lagi definisi tentang perencanaan SDM yang bisa
diangkat, namun dari beberapa definisi yang disebut di atas secara umum dapat
disimpulkan bahwa perencanaan SDM merupakan proses menentukan kebutuhan SDM,
secara kuantitatif dan kualitatif untuk mencapai tujuan strategik organisasi
melalui fungsi-fungsi MSDM dalam jangka pendek maupun jangka panjang secara
efektif dan efisien.
Berikut
merupakan pengertian Perencanaan menurut para ahli:
1. George
R.Terry mengatakan bahwa perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta dan
membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang dengan
jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk
mencapai hasil yang diinginkan.
2. Billy
E. Goetz mengatakan bahwa perencanaan adalah pemilihan yang fundamental dan
masalah perencanaan timbul, jika terdapat alternatife-alternatif.
Sedangkan
perencanaan sumber daya manusia menurut para ahli yaitu:
1. Menurut
Andrew F Sikula, perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja
didefinisikan sebagai proses menentukan kebutuhan akan tenaga kerja dan cara
memenuhi kebutuhan tersebut untuk melaksanakan rencana terpadu organisasi.
2. Menurut
Thomas H. Stone, perencanaan sumber daya manusia adalah proses meramalkan
kebutuhan akan sumber daya manusia dari suatu organisasi untuk waktu yang akan
datang agar langkah-langkah dapat diambil untuk menjamin bahwa kebutuhan ini
dapat dipenuhi.
3. Menurut
John B. Miner dan Mary Green Miner, perencanaan sumber daya manusia dapat
diuraikan sebagai suatu proses yang berusaha menjamin jumlah dan jenis pegawai
yang tepat akan tersedia pada tempat yang tepat pada waktu yang tepat untuk
waktu yang akan datang, mampu melakukan hal-hal yang diperlukan agar organisasi
dapat terus mencapai tujuannya.
Perencanaan
SDM adalah langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna menjamin
bahwa bagi organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai
kedudukan, jabatan, dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat. Perencanaan
SDM ini untuk menetapkan program pengorganisasian, pengarahan, pengendalian,
pengadaan, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan,
kedisiplinan, dan pemberhentian karyawan. Jadi, dalam rencana SDM harus
titetapkan semua hal tersebut secara baik dan benar.
Metode
PSDM,dikenal atas metode nonilmiah dan ilmiah. Metode non ilmiah diartikan
bahwa perencanaan SDM hanya didasarkan atas pengelaman ,imajinasi,dan
pemikiran-pemikiran dari Perencanaan saja.
Rencana SDM
semacam ini resiko nya cukup besar,misalnya kwalitas dan kwantitas tenaga kerja
tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Akivbatnya,timbul pemborosan Yang
Merugikan perusahaan.
Metode
ilmiah diartikan bahwa perencanan SDM dilakukan berdasarkan atas hasil analisis
dari data,informasi,peramalan-peramalan dari perencanaannya. Rencana SDM
semacam ini resiko nya relative kecil karena segala sesuatu nya telah
diperhitungkan terlebih dahulu. Metode ilmiah ini data dan informasinya harus
akurat,serta analisis yang Baik Dan benar.
Apakah Data
Dan Informasi itu?
Data adalah
kejadian kejadian nyata pada masa lampau,baik data sekunder maupun data primer.
Informasi adalah hasil proses data serta memberikan informative kepada
Penerimanya
Information is data that has been processed into a form that is meaningful
to the recipient and is real or perceived value in current or prospective
decisions. (Gordon B.Davis)
(Informaasi
adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi penerima
dan mempunyai nilai yang nyata atau dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan
sekarang atau yang akan datang)
Perencanaan
SDM baru dapat dilakuakn dengan baik jika informasi tentan job analysis ,
organisai,dan situasi persediaan tenaga Kerja diperoleh.
Job Analysis Job Analysis memberikan informasi tentang
aktifitas pekerjaan ,standar pekerjaan,konteks pekerjaan,persyaratan personalia, perilaku
manusia,dan alat-alat yang dipergunakan.
Job description memberikan informasi tentang tugas-tugas dan tanggung
jawab seorang pejabat pada Suatu jabatan.
Job specification memberikan informasi tentang kwalifikasi-kwalifikasi
SDM yang akan menjaabat suatu jabatan.
Job evaluation memberikan informasi mengenai berat ringan nya
pekerjaan,risiko pekerjaan,dan Gaj jabatn.
Job enrichmen memberikan informasi untuk memperkaya pekerjaan pada
suatu jabatan tertentu Yang Sifatnya vertical.
Job enlargement memberikan informasi untuk memperkaya jenis pekerjaan
yang sifatnya horizontal.
Work simplification memberikan informasi untuk
spesialisasi pekerjaan , karena perkembangan perusahaan.
Organisasi
Organisasi memberikan informasi tentang hal-hal berikut:
Organisasi memberikan informasi tentang hal-hal berikut:
1. Tujuan
yang inngin dicapai,apakah laba atau memberikan pelayanan
2. Jenis
organisasi,apakah organisasi lini,lini dan staf,fungsional,atau komite
3. Dasar
Penderpartemenan Dan Struktru Organisasi
4. Rentang
Kendali Setiap Departemen
5. Kepemimpina
organisasi,individu,atau Kolektif
6. Jumlah
Karyawan dan perincian managerial dan operasional
7. Jenis-jenis
Authority yang didelegasikan dalam organisas
8. Tingakat-tigkat
Posisi Pejabat
Situasi
Persediaan Tenag Kerja
1) Situasi
persediaan tenaga kerja memberikan informasi tentang hal-hal berikut:
Persediaan tenaga kerja dan tingkat kemampuan SDM
Persediaan tenaga kerja dan tingkat kemampuan SDM
2) Jenis-jenis,susunan
umur,tingkat pendidikan,seerta penyebaran atau pemerataan tenaga kerja
3) Kebijaksanaan
Perburuha Dan KompensasiPemerinntah
4) Sistem,kurikulum,dan
tingkat-tingkat pendidikan SDM
Peramalan
Perencanaan
SDM yang baik adalahh jika ia dapat meramalkan masadepan dengan cara
memproyeksikan hasil analisis informasi yang diperolehnya. Peramalan biasanya
untuk masa 5 tahunyang akan datang. Apabila ramalan-ramalannya mendekati
kebnearan,rencana itu baik dan benar,karena ia dapat membaca situasi masa yang
akan datang Denga Baik.
Tujuan
Peramalan Antara lain:
1) Meramalkan
kebutuhan dan persediaan tenaga kerja yang ada
2) Meramalakan
kemajuan perusahaan dan tekhnologi sehingga harus
dilaksanakan pelatihan dengan Kurikulum yang Tepat.
3) Meramalkan
kemajuan pendidikan dan meningkatkan kemampauan SDM
4) Metramalkan kebutuhan
akan jenis-jenis kecakapan yang berlainan dan jenis SDM (
peria-wanita) pada masa yang akan datang
5) Meramalkan
kebijaksanaan perubahan pemerintah, seperti usia, UMR, dan jam kerja.
Meramalkan
kebutuhan tenaga kerja merupakan hal terpenting dan juga hal tersulit
dilakukan.Pertama, perlu mengidentifikasi berbagai kendala yang
mempengaruhi permintaan, baik factor yang mempengaruhi langsung dan factor
tidak langsung atau perubahan lingkunganeksternal.Kedua, ramalan
ini dibuat dengan pertimbangan keakuratan metode ramalan yang
digunakan.Peramalan sumber daya pada sisi permintaan berupaya untukmemprediksi
kebutuhan tenaga kerja organisasi di masa mendatang.
Peramalan
penawaran sumber daya manusia bertujuan memprdiksi jumlah permintaan dan
penawaran karyawan di waktu yang akan dating baik secara kuantitas maupun
kualitas.Memilih metode peramalan yang tepat metupakan hal yang terpenting dan
sulit, karena tidak semua sesuai dengan organisasi dan situasi.Oleh karena itu,
SDM harus memilih metode yang paling sesuai untuk menjawab permasalahan
organisasi.Factor di bawah ini dapat dijadikan pertimbangan dalam memilihmetode
peramalan.
1. Stability
dan certainly
2. Ketersediaan
data
3. Jumlah
karyawan
4. Ketersediaan
sumber daya
5. Kredibilitas
manajemen
6. Jangka
waktu
Dan ada juga
beberapa teknik peramalan yang dapat direkomendasikan pada organisasi, yaitu :
1. Teknik
Delphi
2. Ekstrapolasi
3. Analisis
computer
4. Indeksasi
5. New
vwnture analysis
6. Analisis
markov
C. Perencanaan Prosedur dan Perencanaan MSDM
Perencana
(Planner) adalah orang, baik individu maupun kelompok, yang memproses
perencanaan (planning) yang hasilnya menjadi rencana (plan).
Syarat-syarat
perencanaan SDM
1) Harus
mengetahui secara jelas masalah yang akan direncanakan
2) Harus
mampu mengumpulkan dan menganalisa informasi tentang SDM.
3) Harus
mempunyai pengetahuan luas tentang job analaysis, organisasi
dan situasi persediaan SDM.
4) Harun
mampu membaca situasi SDM masa kini dan masa mendatang
5) Mampu
memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa depan.
6) Mengetahui
secar luas peraturan dan kebijaksanaan perburuhan pemerintah.
Prosedur
Perencanaan MSDM
1) Menetapkan
secara jelas kuantitas MSDM yang dibutuhkan.
2) Mengumpulkan
data dan informasi tentang MSDM.
3) Mengelompokkan
data dan informasi serta menganalisisnya.
4) Menetapkan
beberapa alternatif.
5) Memilih
yang terbaik dari alternatif yang ada menjadi rencana.
6) Menginformasilkan
rencana kepada para karyawaan untuk direalisasikan.
Rencana
SDM
Rencana sdm
harus baik dan benar, supaya pembinaan dan pengarahan karyawan efektif dan
efesien dalam melakukan tugas-tugasnya cirri-ciri SDM yang baik dan benar,
antara lain sebagi berikiut:
1) rencana
harus menyeluruh, jelas, dan mudah dipahami para karyawan.
2) job
description setiap personil jelas dan tidak terdapat tumpang tindih dalam
pelaksanaan kerjaan .
3) kualitas
dan kuantitas serta penempatan karyawan sesuai sesuai dengan
kebutuhanperusahaan
4) rencana
harus secara jelas menetapkan hubungan kerja, saluran pemeritah, dan tanggung
jawab.
5) rencana
harus fleksibel dalam pelaksanaanya, tetapi tujuan, pedoman, pola dasarnya
tetap.
6) rencana
harus mengatur tentang mutasi , peraturan dan sanksi hukuman, pengembangan,
cara penilaian dan yang dinilai, dan lain sebgainya.
7) Dalam
rencana harus terdapat secara jelas hak dan kewajiban para karyawan.
8) rencana
harus menjadi pedoman, kejelasan tugas pendorong semnagat kerja karyawan.
9) rencana
harus dapat digunakan menjadi alat control yang baik..
Jangka waktu
rencana
Renvana
jangka panjang, waktunya lebih dari 5tahun, seperti rencana pension dan
lain-lain. Rencana waktu menengah, waktunya 3-5 tahun, seperti rencana promosi,
demosui dan lain-lain.
Rencana
jangka pendek, waktunya 1-2 tahun, seperti rencana seleksi dan lain-lain
Pentingnya
PSDM.
PSDM ini
perlu untuk kepentingan perseorangan, perusahaan, dan nasional.
Kepentingan
perseorangan
PSDM penting
bagi setiap orang karena dengan PSDM ia dapat menetapkan tujuan yang ingin
dicapainya. Untuk mencapai tujuan atau cita-cita ini maka kegiatan-kegiatanya
akan lebih terarah, efektif, dan efesien. Selain itu, ia dapat menilai seberapa
jauh tujuan yang telahh dicapainya setiap priode,contohnya rencana pendidikan,
karir, ekonomi, dan lain-lain.
Kepentingan
perusahaan
PSDM ini
sangat penting bagi setiap perusahaan ( organisasi) untuk dapat meningkatkan
daya guna dan hasil guna mencapai tujuan perusahaan. Dengan PSDM kualitas,
kuantitas, dan penempatan pegawai tepat sesuai kebutuhan perusahaan. PSDM
perusahaan juga akan dapat menilai pakah perusahaan maju atau tidak, serta
control karyawan dapaat dilakukan.
Kepentingan
nasional
PSDM bagi
kepentingaan nasional sangat penting karena kemajuan suatu Negara terletak pada
keunggulan sumber daya manusianya. Semakin tinggi mutu SDM nya, kemajuan Negara
akaan cepat pula. Oleh karena itu, pemeintah harus merencanakan peningkatan
mutu SDM supayaa pembangunan negar dapat berjalan lancer dan tepat. Tanpaa mutu
SDM yang baik, sulit untuk Negara mencapai kemajuan yang cepat,
peningkatan mutu SDM hanya dapat dilakukan dnegan adanya PSDM yangb aik dan
benar.
Tantangan
dalam PSDM bersipat eksternal dan internal
1) Tantanggan
eksternal meliputi ekonomi, sosial politik, perundang-undangan, teknologi dan
persaingan
2) Tantangan
internal meliputi anggaran, estimasi produk, dan penjualan, usah atau kegiatan
baru dan sebgainya.
Agar setiap
fungsi MSDM diterapkan dengan baik dan tepat maka perlu perencanaan terlebih
dahulu.
1) Perencanaan
Organisasi
Organisasi
sebagai alat dan wadah orang-orang untuk bekerja sama, terintegrasi,
terkoordinasi, efektif, dan hormanis, perlu direncanakan terlebih dahulu.
Hal-hal yang
perlu direncanakan dalam pengorganisasian, antara lain sebagai berikut:
Besar
kecilnya organisasi yang dibutuhkan, supaya efektif dan efesien membantu
tercapainya tujuan.
Tipe
organisasi yang paling tepat, apakah organisasi lini, organisasi lini dan staf,
organisasi fungsional, atau organisasi komite.
Hubungan-hubungan
dan saluran perintah serta tanggung jawab dalam organisasi.
Struktur (Organization
Chart) dan jumlah departemen/bagiannya.
Job
description untuk setiap jabatan, sehingga tumpang tindih dalam pelaksanaan
tugas dapat dihindarka.
Rentang
kendali setiap depertemen/ bagian sesuai.
2) Perencanaan
pengarahan
Pengarahan
SDM perlu direncanakan agar mereka bekerja giat, efektif dan efisien membantu
tercapainya tujuan perusahaan. Hal-hal yang perlu direncanakan dalam pengarahan
(direnting) SDM, antara lain sebagai berikut:
Peraturan-peraturan
perusahaan dan sanksi hukuman yang melanggarnya.
Delegation
of Authority, apakah desentralisasi authority.
Cara
melaksanaan komunikasi dan simbolis komunisasi yang diberikan
Alat-alat
motivasi dan cara-cara pemberiannya.
Pengaturan
pemberian insentif dan upah insentif.
3) Perencanaan
pengendalian
Hal-hal yang
perlu direncanakan dalam pengendalian antara lain sebagai berikut:
a) Sistem
poin-poin yang dinilai.
b) Periode
dan proses penilaian yang akan dilakukan.
c) Metode
penilaian yang akan ditetapkan.
d) Tindak
hasil penilaian terhadap SDM.
4) Perencanaan
pengadaan
Hal-hal yang
perlu direncanakan dalam pengadaan SDM, antara lain sebagai berikut:
a) Penentuan
jumlah dan kualitas SDM yang akan diperlukan.
b) Sumber
calon karyawaan dan cara penarikannya.
c) Dasar,
sistem, metode, dan tingkat-tingkat seleksi yang akan dilakukan.
d) Kualifikasi-kualifikasi
dan prosedur seleksi yang akan dilakukan.
e) Cara-cara
penempatan calon pengawai yang dilakukan.
5) Perencanaan
pengembangan
Hal-hal yang
diperlu direncanakan dalam pengembangan SDM, antara lain sebagai berikut:
a) Tujuan
dan peserta pengembangan.
b) Metode-medote
dan kurikulum pengembangan yang akan diberikan.
c) Tolak
ukur metode pengembangan yang akan diterapkan.
d) Dasar
penilaian dan unsur-unsur yang dinilai.
e) Asas
dan dasar-dasar promosi karyawan.
f) Biaya-biaya
pengembangan yang akan dikeluarkan.
g) Penilai
dan ruang lingkup penilaian.
6) Perencanaan
kompensasi
Hal-hal yang
harus direncankan dalam kompensasi, anatara lain sebagai berikut:
a) Dasar,
sistem, dan metode kompensasi yang akan diberlakukan.
b) Kebijaksanaan
kompensasi yang akan diberlukan.
c) Waktu
pembayaran kompensasi yang akan tetapkan.
7) Perencanaan
pengintegrasian
Hal-hal yang
perlu diperlu direncanakan dalam pengintegrasian. Antara lain
sebagai berikut.
a) Metode
pengintegrasian yang akan diberikan.
b) Alat-alat
dan jenis-jenis motivasi yang akan diberikan.
c) Pemimpin
dan kesepakatan kerja sama.
d) Biaya-biaya
untuk alat-alat motivasi yang dikeluarkan.
8) Perencanaan
pemeliharaan
Hal-hal yang
harus direncanakan, antara lain sebagai berikut.
a) Jenis-jenis
kesehteraan ekonomis yang akan diberikan.
b) Jenis-jenis
kesehteraan fasilitas yang akan diberikan.
c) Jenis-jenis
kesehteraan pelayanan yang akan disediakan.
d) Biaya-biaya
yang akan dikeluarkan.
e) Cara
dan waktu pemberian kesehteraan.
9) Perencanaan
kedisiplinan
Hal-hal yang
direncanakannya, anatara laian sebgai berikut.
a) Peraturan-peraturan
perusahaan dan sanksi hukuman yang akan diberikan.
b) Sistem
pengawasan yang akan diterapkan.
c) Penyelesaikan
persaingan konflik yang akan diberlakukan.
d) Perencanaan
pemberhentian
e) Setiap
karyawaan yang berhenti akan membawa biaya (penarikan, seleksi, pengembangan)
yang merugikan perusahaan. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pemberhentikan
SDM, antara lain sebagai.
a. Penetapkan
syarat-syarat status setiap karyawan dalam perusahaan (tetap, kontrak,
percobaan, anatara lain.
b. Merencanakan
peraturan-peraturan pemberhentian yang dikaitan dengan status SDM dan
lasan-alasan.
c. Merencanakan
persyaratan pensiun dan pembayaran uang pensiun dan atau pesangonnya.
d. Merancanakan
prosedur pemberhentian.
Audit SDM
penting dan mutlak harus dilakukan untuk mengetahui apakah para karyawaan
bekerja dengan dan perilaku sesuai rencana. Pelaksanaan audit SDM ini sangat
penting bagi perusahaan maupun bagi karyawaan yang bersangkutan.
Kepentingan Audit Bagiu Perusahaan
1.
Untuk mengetahui prentasi karyawan.
2.
Untuk menetapkan besarnya kompensasi karyawan
bersangkutan.
3.
Untuk mengetahui kreativitas dan perilaku karyawan.
4.
Untuk menetapkan apakah karyawan perlu dimutasi
(vertikal atau horizontal)
5.
Untuk mengetahui apakah karyawan itu dapat bekerja
sama dengan karyawan lainnya.
Kepentingan Audit Bagi SDM
1.
Untuk memenuhi kepuasan ego manusia yang selalu ingin
diperhatikan dan mendapat nilai/pujian dari hasil kerjanya.
2.
Karyawan ingi mengetahui apakah prentasi kerjanya
lebih baik daripada kryawaan lainnya.
3.
Untuk kepentingan jasa dan promosinya.
4.
Mengakrabkan hubungan para karyawaan dengan
pimpinannya.
Tujuan Audit SDM
1.
Untuk mengetahui apakah pelaksanaan dan hasil kerja
karyawan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
2.
Untuk mengetahui apakah pada karyawaan dapay
menyelesaikan job descrip-tion-nya dengan baik dan tepat waktu.
3.
Sebagai pedoman menetukan besarnya balas jasa kepada
setiap karywaan.
4.
Sebagai dasar pentimbangan pemberian pujian dan atau
atau hukuman kepada setiap karywan.
5.
Sebagai dasar pertimbangan pelasanaan mutasi vertikel
(promosi atau pedoman), horizontal, dan atau alih tugas bagi karywaan.
6.
Untuk memotivasi peningkatan semangat kerja, prentasi
kerja, dan disiplin kerja.
7.
Untuk menghindari terjadinya kesalahan sedini mungkin
dan tindakan perbaikannya dapat dilakukan secepatnya.
8.
Sebagai dasar pertimbangan ikut sertanya karyawan
mengikuti perkembangan (pelatihan pendidikan).
9.
Untuk memenuhi ego dan kepuasan dengan memeperhatikan
nilai mereka.
10.
Sebagai pedoman yang efektif dalam melaksanakan
seleksi penerimaan karyawan di masa datang.
11.
Sebagai dasar penilaian kembali rencamna SDM apakah
sudah baik atau tidak, atau masih perlu disempurnakan kembali.
Pelaksanaan Audit SDM
Pelaksanaan
audit SDM dilakukan oleh atasan langsung dan manejer urusan SDM, baik secara
individual maupun kolektif. Audit SDM dilakukan secara formal dan informal baik
langsung maupun tidak langsung (laporan tertulis). Audit formal dilakukan oleh
atasan langsung atau orang yang dapat memberikan sanksi. Audit informal
dilakukan oleh masyarakat sehingga tidak dapat memberikan sanksi, tetapi
penilaiannya sangat objektif jadi perlu diperhatikan penilai formal sebagai
masukan. Audit SDM baru ada artinya jika ada tindak lanjut dari hasilnya. Hal
ini perlu supaya karyawan termotivasi untuk mengingatkan disiplin, semangat
kerja dan perilakunya.
Tindak lanjut SDM
Apabila
nilai auditnya baik, diberikan kenaikan balas jasa (gaji dan atau kesejahteraan
karyawan) , dipromosikan, dan atau penghargaan seperti bintang jasa, piagam,
dan lain-lain.
Jika nilai
auditnya kurang/jelek, dikenakan hukuman seperti gajinya tidak dinaikkan,
demosi, dan atau diberhentikan.
Ruang Lingkup Audit SDM
Ruang
lingkup audit SDM, cara, system, metode penilain, dan penilaian haruss
diinformasikan secara jelas kepada karyawan supaya mereka mengetahuinya.
Ruang
lingkup audit SDM, yaitu what, why, where, when, who, and how disingkat 5W+1H.
What (apa)
yang dinilai, yaitu prestasi kerja, perilaku, kesetiaan, kejujuran, kerja sama,
kepemimpinan, loyalitas saat sekarang, potensi akan datang, sifat, dan hasil
kerjanya.
Why (kenapa)
dinilai, untuk meningkatkan kepuasan kerja karyawan, kepentingan, pengembangan,
dan lain-lain.
Where
(dimana) dinilai, didalam atau di luar pekerjaan.
When (kapan)
dinilai, yaitu secara periodic (formal) dan secara terus-menerus
(informal).
Who (siapa)
yang menilai, yaitu atasan langsung, atasan dari atasan langsung-nya, dan atau
suatu tim yang dibentuk di perusahaan.
How
(bagaimana) penilaiannya, yaitu dengan metode tradisional atau metode modern.
Metode tradisional seperti raiting scale, employer comparation, alternative
ranking, paired comparation, dan lain-lain.
Metode
modern seperti assessment centre dan management By Objektive atau manajemen
berdasarkan (MBS = MBO).
F. Pentingnya Perencanaan Sumber Daya Manusia
Setiap
organisasi tentunya melaksanakan perencanaan SDM sesuai dengan kebutuhan
organisasi. Yang perlu dikembangkan adalah sistem perencanaan SDM metode formal
sehingga penyediaan “knowledge Based and Multiskilling Worker” dapat diperoleh
kapanpun tenaga kerja itu dibutuhkan.
Perencaan
SDM dilakukan dengan tujuan :
a) Memberdayakan
sumber daya manusia secara efisien dan efektif
b) Mengembangkan
peuang karier yang lebih efektif
c) Mengembangkan
SDM yang berkualitas dan memiliki kepuasan kerja
d) Memadukan
aktifitas SDM dan tujuan organisasi serta tujuan individu secara efisien
e) Membantu
mengembangkan sistem informasi sumber daya manusia sehingga dapat menyediakan
informasi yang akurat tentang kegiatan SDM dan unit-unit organisasi.
Perencanaan
SDM itu sangat penting karena semua perencanaan itu penting.Pemanfatan sumber
daya secara maksimal tidak terjadi begitu saja.Perencanaan itu mempunyai
dimensi- dimensi yang luas, tetapi hal yang terpenting berada pada tingkat
utama, yakni tingkat perorangan, tingkat organisasi, dan tingkat nasional.
Perencanaan
sumber daya manusia sangat penting karena semua perencanaan itu penting.
Pemanfaatan sumber daya secara maksimal tidak terjadi begitu saja. Efisiensi
yang optimal hanya dapat setelah ada perencanaan yang cermat, tujuan dan
langkah-langkah, serta tindakan telah dilakukan. Perencanaan ini memiliki
dimensi-dimensi yang luas, tetapi hal yang terpenting berada pada tingkat
utama, yakni:·
1.
Tingkat perorangan
Perencanaan
sumber daya manusia sangat penting bagi kepentingan individu karena perencanaan
dapat membantu meningkatkan keterampilan. Kepuasan individu dapat lebih mudah
dicapai melalui perencanaaan karier yang terarah.
2.
Tingkat Organisasi
Organisasi
atau lembaga menggunakan perencanaan sumber daya manusia untuk meningkatkan
efisiensi dan produktivitasnya dalam jangka panjang. Organisasi harus merekrut
tenaga kerja yang berkualitas tinggi untuk dipekerjakan sehingga dapat bekerja
secara produktif.
3.
Tingkat nasional
Masalah
sumber daya manusia di tingkat nasional terkait dengan jumlah, komposisi,
keragaman dan angkatan kerja yang ada pada suatu Negara. Teknologi yang sangat
berperan dalam industry akhir-akhir ini membutuhkan sumber daya manusia yang
lebih terampil dalam bidang iptek, manajerial, dan inovatif terhadap
perubahan-perubahan yang terjadi. Maka, perlu disiapkan sumber daya yang
berkualitas dan unggul untuk memenuhi kebutuhan yang meningkat untuk
produktivitas yang lebih baik dan tanggung jawab sosial yang tinggi.
G. Tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia
a. Untuk
menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan mengisi semua jabatan
dalam perusahaan.
b. Untuk
menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa depan, sehingga setiap
pekerjaan ada yang mengerjakannya.
c. Untuk
menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.
d. Untuk
mempermudah koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi sehingga produktivitas
kerja meningkat.
e. Untuk
menghindari kekurangan dan atau kelebihan karyawan.
f. Untuk
menjadi pedoman dalam menetapkan program penarikan, seleksi, pengembangan,
kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan, dan pemberhentian
karyawan.
g. Menjadi
pedoman dalam melaksanakan mutasi (vertikal atau horizontal) dan pensiun
karyawan.
h. Menjadi
dasar dalam melakukan penilaian karyawan. Untuk menentukan kualitas dan
kuantitas karyawan yag akan mengisi semua jabatan dalam perusahaan
Perenanaan
sumber daya manusia dapat memenuhi banyak tujuan organisasi.Menurut Thomas H.
Stone terdapat dua tujuan pokok, yaitu ;
a) Membantu
menentukan tujuan organisasi, termasuk perencanaan pencatatan kesempatan kerja
yang sama pada karyawan dan tujuan tindakan afirmatif.
b) Melihat
pengaruh program dan kebijakan alternatif SDM dan menyarankan pelaksanaan
alternatif yang paling menunjang kepada keefektifan organisasi.
c) Perencanaan
dengan segala variasinya ditujukan utntuk membantu mencapai tujuan
organisasi.perencanaan dapat menimbulkan resiko atau ketidakpastian suatu
tindakan. Kebutuhan akan kepercayaan sumber daya manusia mungkin tidak segera
tampak, tapi hampir tidak pernah dapat terpenuhi dengan cepat atau mudah. Suatu
organisasi yang tidak merencanakan sumber daya manusia akan melihat kebutuhan
karyawannya tidak akan terpenuhi dan tujuan akan keseluruhan organisasi tidak
akan tercapai secara efektif.
H. Manfaat Perencanaan Sumber Daya Manusia
Manfaat
perencanaan akan memberikan nilai-nilai positif bagi kepentingan organisasi.
Jika perencanaan sumber daya manusia dilakukan dengan baik, maka akan diperoleh
keuntungan-keuntungan sebagai berikut:
a. Manajemen
puncak memiliki visi yang lebih baik terhadap aspek-aspek sumber
daya manusia atau terhadap keputusan bisnis.
b. Manajemen
dapat memprediksi adanya ketidakseimbangan yang memengaruhi biaya sumber daya
manusia menjadi tidak terkontrol.
c. Manajemen
dapat menempatkan “right man on the right place” dengan tepat
sesuai dengan kebutuhan organisasi.
d. Manajemen
memberi kesempatan yang lebih baik untuk melibatkan wanita dan golongan
minoritas dalam program perencanaan sumber daya manusia internal organisasi.
e. Menambah
sistem informasi menjadi lebih baik untuk mengetahui pengetahuan tentang profil
karyawan, pekerjaan, keahlian, kemampuan, kompensasi yang adil dan layak, serta
dapat memprediksi kebutuhan jumlah tenaga kerja saat ini dan yang akan datang.
f. Memungkinkan
penarikan karyawan baru secara ekonomis.
g. Koordinasi
sumber daya manusia berjalan dengan lebih baik.
I. Faktor-faktor yang Mempengaruhi
Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perencanaan
sumber daya manusia sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor baik yang berasal
dari dalam organisasi itu sendiri (internal) maupun baik yang berasal dari
lingkungan organisasi (eksternal).
a. Faktor-faktor
Eksternal
Faktor-faktor
eksternal adalah berbagai hal yang pertumbuhan dan perkembangannya berada
diluar kemampuan organisasi untuk mengendalikannya. Menurut Kiggundu, yang
tergolong faktor-faktor eksternal adalah: teknologi, sosial budaya, politik,
dan ekonomi. Sedangkan menurut S.P. Siagian meliputi: situasi ekonomi, sosial
budaya, politik, peraturan perundang-undangan, teknologi dan pesaing.
b. Faktor-faktor
Internal
Faktor-faktor
internal adalah berbagai kendala yang terdapat didalam organisasi itu sendiri.
Faktor internal menurut S.P. Siagian adalah: rencana strategik, anggaran,
estimasi produksi dan penjualan, usaha atau kegiatan baru, dan rancangan
organisasi dan tugas pekerjaan. Sedangkan Kiggundu mengemukakan bahwa
faktor-faktor internalnya meliputi: sistem informasi manajemen dan organisasi,
sistem manajemen keuangan, sistem marketing dan pasar, serta manajemen
pelaksanaan.
Antara
faktor-faktor tersebut, baik internal maupun eksternal, saling berinteraksi dan
berpengaruh. Perencanaan sumber daya manusia harus bertitik tolak dari
pengkajian terhadap faktor-faktor tersebut.
J. Kendala-kendala Perencanaan Sumber
Daya Manusia
a. Standar
Kemampuan SDM
Standar
kemampuan SDM yang pasti dan akurat belum ada, akibatnya informasi kemampuan
SDM hanya berdasarkan ramalan-ramalan saja yang sifatnya subjektif. Hal ini
menjadi kendala yang serius dalam PSDM untuk menghitung potensi SDM secara
pasti, seperti informasi energy mesin.
b. Manusia
(SDM) Makhluk Hidup
Manusia
menjadi kendala dalam PSDM karena sulit untuk memperhitungkan segala sesuatunya
dalam rencana. Misalnya, ia mampu tetapi kurang mau melepaskan kemampuannya.
c. Situasi
SDM
Persediaan,
mutu, dan penyebaran penduduk yang kurang mendukung kebutuhan SDM perusahaan.
d. Kebijaksanaan
Perburuhan Pemerintah
Seperti
kompensasi, jenis kelamin, WNA, dan kendala lain dalam PSDM untuk membuat
rencana yang baik dan tepat.
Perencanaan
membantu manajer pada berbagai tipe organisasi dan sumber daya manusia untuk
mencapai kinerja yang lebih baik, karena :
a) Perencanaan
berorientasi pada output
b) Perencanaan
memberikan arah orientasi pada kinerja
c) Perencanaan
beriontasi pada prioritas
d) Perencanaan
beriontasi pada keuntungan
K. Elemen – Elemen Dan Peramalan Perencanaan Sumber
Daya Manusia
Ada beberapa
elemen atau unsur yang harus diperhatikan dalam perencanaan sumber daya
manusia, yaitu :
a) Tujuan
Bahwa tiap
organisasi mempunyai tujuan dan sasaran bagaimana mereka beroperasi.Dan
demikian dengan aktifitas perencanaan sumber daya manusia memiliki tujuan
berdasarkan pribadi/individu sekaligus organisasi.Tujuan ini harus memuat
sumber daya yang representative untuk kepentingan jangka panjang organisasi.
Faktor – factor yang harus diperhatikan dalam perumusan tujuan adalah :
1. Sejarah
2. Kemampuan
organisasi
3. Lingkungan
organisasi
4. Focus
pada pasar
5. Dapat
dicapai
6. Dapat
memotivasi
7. Spesifik
b) Perencanaan
organisasi
Kegiatan ini
membantu organisasi dalam mengadakan perubahan bagi perkembangan
organisasi.Perencanaan ditujukan untuk membantu mencapai tujuan
organisasi.Perencanaan harus mendukung fungsi – fungsi yang lain, seperti
pengorganisasian, susunan kepegawaian, kepemimpinan, dan
pengendalian.Perencanaan tidak hanya mempunyai sifat posotif, tapi memiliki
sisi negative pula.Beberapa jenis perencanaan seperti, misi, tujuan, kebijakan,
prosedur, aturan, program, dan anggaran.
c) Audit
Sumber Daya Manusia
Audit juga merupakan
pemeriksaan kualitas secara menyeluruh kegiatan – kegiatan personalia dalam
suatu departemen, divisi, atau organisasi. Manfaat audit sumber daya manusia,
yaitu :
1. Memberikan
kontribusi pada departemen personalia organisasi
2. Memberikan
rasa orofesionalisme dan tanggung jawab di antara para karyawan
3. Kesamaan
dalam penetapan kebijaksanaan dan praktik – praktik personalia.
4. Menganalisis
masalah – masalah personalia
5. Mampu
mengurangi biaya – biaya SDM melalui prosedur personalia yang ekfektif.
d) Peramalan
Sumber Daya Manusia
L. Tahap/Proses Perencanaan Sumber Daya
Manusia
Fungsi
perencanaan merupakan fungsi dasar sebelum melakukan kegiatan yang selanjutnya.
Perencanaan merupakan fungsi yang menduduki rating tertinggi dibandingkan
dengan fungsi lain. Maka perencanaan harus dipublikasikan pada semua level
manajemen agar jajaran operasional lebih memahami dan proaktif terhadap semua
isu – isu strategis internal dan eksternal. Langkah – langkah dalam perencanaan
sunber daya manusia, yaitu :
1. Proses
sumber daya manusia diawali dengan memperhatikan factor strategi dan tujuan
organisasi. Analisis kebutuhan sumber daya manusia dan sumber
pengadaan, baik melalui internal dan eksternal harus dilakukan.
2. Setelah
penilaian selesai dilakukan maka dilakukan analisis terhadap ketidakseimbangan
antara penawaran dan permintaan SDM.
3. Strategi
sumber daya manusia adalah alat yang dipakai untuk membantu organisasi dalam
mengantisipasi dan mengatur permintaan dan penawaran sumber daya manusia.
Strategi ini akan memberikan pedoman arah yang terarah dan jelas tentang
bagaimana aktifitas sumber daya manusia dikembangkan.
4. Perencanaan
SDM memberikan pedoman masa depan, guna menentukan dimana tenaga kerja dapat
diperoleh, kapan tenaga kerja dibutuhkan, serta pelatihan dan pengembangan
jenis apa yang harus dimiliki karyawan.
M. Hambatan Dalam Perencanaan dan Cara Mengatasinya
Hambatan
yang timbul dalam perencanaan, yaitu :
1.
Tujuan yang tidak tepat
2.
System kompensasi yang tidak tepat
3.
Lingkungan eksternal yang kompleks dan dinamis
4.
Kondisi persaingan yang semakin tajam
5.
Tidak memahami organisasi yang semakin dinamis
6.
Terjadi konflik internal organisasi antara manajemen
dan buruh
Salah satu
cara mengatasi hambatan perencanaan adalah dengan memahami tujuan perencanaan
dan proses penetapan tujuan. Hendaknya rencana dan tujuan yang dibuat oleh
manajemen puncak dikomunikasikan ke bawah dan melibatkan manajemen bawah dalam
proses pengambilan keputusan. Komunikasi dan partisipasi dapat meningkatkan
komitmen dalam pelaksanaan perencanaan.
Konsistensi
antara tujuan yang lebih tinggi dan tujuan yang lebih rendah, hendaknya dijaga.
Karena merupakan proses yang dinamis, perbaikan dan revisi perlu dilakukan
melalui interval waktu yang pendek.
Sistem
kompensasi yang tepat akan mendorong penetapan tujuan dan perencanaan yang
efektif. Sistem reward yang tepat dan layak akan
mendorong perilaku seseorang dalam bertindak dan mengambil risiko sekaligus
mendorong kreatifitas.
Sistem
informasi dapat pula membantu pencapaian efektifitas perencanaan.Alat ini
diharapkan dapat meminimalkan tingkat risiko dan ketidakpastian hasil yang ada.
Penyelesaian suatu hasil akan mendorong kepercayaan diri manajemen dan kemauan
menerima rencana baru yang semakin tinggi. Konsekuensi negative yang mungkin
timbul dari perencanaan perlu diantisipasi.
N. Analisis Dan Model Sumber Daya Manusia
Perencanaan
dimulai dari analisis ketenagakerjaan organisasi saat ini.Analis mencakup dua
hal, analisis mengenai ketersediaan tenaga kerja internal dan ketenagakerjaan
eksternal. Sumber internal adalah tersedianya tenaga kerja dari dalam
organisasi,seperti dari promosi, transfer, perputaran, mutasi atau hubungan
kerja untuk mengisi jabatan kosong. Sementara sumber eksternal organisasi
adalah merekrut tenagakerjabaru dari luar. Kegiatan ini untuk memenuhi jumlah
pegawai yang dibutuhkan organiasi.
Di samping
factor penawaran internal dan eksternal, organisasi perlu mempertimbangkan
variable yang turut berpengaruh pada kebijakan organisasi dalam penawaran
tenaga kerja. Yang perlu diperhatikan dalam organisasi adalah rencana strategis
, lingkungan internal dan ekternal, dan perubahan tenaga kerja dapat
mempengaruhi organisasi.
Ada empat
model perencanaan sumber daya manusia yaitu, model system perencanaan sumber
daya manusia, model sosio-ekonomi batttele, model perencanaan sumber daya dari
vetter, dan model system perencanaan SDM dari Wayne Cascio.
Model system
perencanaan sumber daya manusia, model ini terdiridari lima komponen, yaitu,
tujuan sumber daya manusia, perencanaan organisasi, pengauditan sumber daya
manusia, peramalan sumber daya manusia, dan pelaksanaan sumber daya manusia.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Perencanaan sumber
daya manusia sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor baik yang berasal dari
dalam organisasi itu sendiri (internal) maupun baik yang berasal dari
lingkungan organisasi (eksternal). Manfaat dan tujuan perencanaan akan
memberikan nilai-nilai positif bagi kepentingan organisasi atau suatu
perusahaan. Perencanaan SDM sebagai suatu kegiatan merupakan proses
bagaimana memenuhi kebutuhan tenaga kerja saat ini dan masa datang bagi sebuah
organisasi. Dalammemenuhi kebutuhan tenaga kerja saat ini, maka proses perencanaan
SDM berarti usaha untuk mengisi/menutup kekurangan tenaga kerja baik secara
kuantitas maupun kualitas.
Dalam
perencanaan juga terdapat prosedur, syarat-syarat perencanaan serta
kendala-kendala yang dihadapi dalam proses perencanaan.
B. Saran
Perencanaan
sumber daya manusia merupakan hal yang sangat penting dalam suatu perusahaan.
Perencanaan sumber daya manusia yang baik akan menentukan kemajuan suatu
perusahaan. Maka sebaiknya dengan adanya SDM yang tersedia saat ini bisa
digunakan secara baik sehingga dapat meningkatkan kualitas perusahaan. Serta
visi dan misi SDM harus sejalan dengan visi dan misi perusahaan dan perusahaan
bisa melakukan pengadaan karyawan secara tepat.
DAFTAR PUSTAKA :
Hasibuan, Malayu. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta:
PT. Bumi Aksara.
Hasibuan, Malayu. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta
: PT Bumi Aksara.
Prabu mangkunegara, anwar. 2009. Manajemen sumber daya manusia
perusahaan. Jakarta: PT.Bumi Aksara.
Rachmawati, Ike Kusdiyah. 2007. Manajemen Sumber Daya
Manusia, Ed. 1. Yogyakarta: Andi.
Rachmawati, Ike Kusdyah. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia.
Yogyakarta: Andi
Tidak ada komentar:
Posting Komentar